Warum kleine Projekte in der digitalen Transformation wichtig sind
Die digitale Transformation umfasst die Einführung digitaler Technologien zur Verbesserung von Geschäftsprozessen, Kundenerfahrungen und der Gesamtleistung. Die Durchführung groß angelegter digitaler Transformationsinitiativen kann entmutigend, riskant und teuer sein. Hier ist der Grund, warum ein projektweiser Ansatz effektiver ist:
- Reduziert das Risiko: Kleinere Projekte ermöglichen es Unternehmen, zu experimentieren, zu lernen und sich bei Bedarf anzupassen. Wenn ein Projekt nicht die gewünschten Ergebnisse liefert, ist die gesamte digitale Transformation nicht gefährdet.
- Verbessert die Agilität: Ein projektbasierter Ansatz ermöglicht es Organisationen, schneller auf sich ändernde Marktbedingungen, Kundenbedürfnisse und technologische Fortschritte zu reagieren.
- Liefert sofortigen Mehrwert: Jedes Projekt sollte darauf ausgelegt sein, ein spezifisches Problem zu lösen oder greifbare Verbesserungen zu schaffen, die einen inkrementellen Wert bieten, der sich im Laufe der Zeit summiert.
- Baut Schwung auf: Kleine Erfolge erhöhen die Akzeptanz bei den Stakeholdern und geben Ihnen die Unterstützung, die Sie benötigen, um weitere Initiativen voranzutreiben.
Darüber hinaus ist die Führung in vielen Organisationen, die an der digitalen Transformation arbeiten, nicht sehr erfahren im Umgang mit großen IT-Projekten. Der Aufbau aus einer kleinen Reihe erfolgreicher Projekte ermöglicht es der Führung, schnell zu starten und gleichzeitig die Herausforderungen zu erkennen, die digitale Projekte für Führungsteams mit sich bringen.
Wichtige Prinzipien für projektbasierte digitale Transformation
Um die digitale Transformation erfolgreich Schritt für Schritt umzusetzen, müssen Sie wichtige Prinzipien befolgen, die sicherstellen, dass jede Initiative zum langfristigen Erfolg der Organisation beiträgt. Lassen Sie uns diese Prinzipien aufschlüsseln.
1. Definieren Sie klare Geschäftsziele
Bevor Sie ein digitales Transformationsprojekt starten, ist es entscheidend, spezifische Geschäftsziele zu definieren. Zu oft scheitern digitale Initiativen, weil sie nicht an klare Ergebnisse gebunden sind. Stellen Sie sich Fragen wie:
- Welches Geschäftsproblem versuchen wir zu lösen
- Wie wird dieses Projekt die Effizienz verbessern, Kosten senken oder Kundenerfahrungen verbessern?
- Was sind die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs), die den Erfolg messen?
Zum Beispiel könnte ein kleines Projekt die Automatisierung eines manuellen Prozesses innerhalb der Lieferkette beinhalten. Das klare Ziel könnte die Senkung der Betriebskosten und die Verbesserung der Durchlaufzeit sein. Mit klaren Zielen vor Augen können Sie sicherstellen, dass Ihre Bemühungen zur digitalen Transformation mit den übergeordneten Geschäftsstrategien übereinstimmen.
2. Beginnen Sie mit den "Low-Hanging Fruits"
Wenn Sie Ihre ersten Digitalisierungsprojekte auswählen, beginnen Sie mit den "Low-Hanging Fruits" - den Bereichen, in denen kleine Änderungen eine große Wirkung haben können. Dies sind oft manuelle, sich wiederholende Aufgaben, die leicht automatisiert werden können, Altsysteme, die aufgerüstet werden können, oder Kundenprobleme, die durch digitale Lösungen angegangen werden können.
Beispiele für kleine, wirkungsvolle Projekte:
- Implementierung eines einfachen Chatbots zur Bearbeitung häufiger Kundenanfragen, um die Arbeitsbelastung der Kundendienstteams zu reduzieren.
- Automatisierung routinemäßiger Aufgaben wie Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung oder Bestandsverwaltung, um Zeit zu sparen und menschliche Fehler zu reduzieren.
- Start eines Pilotprogramms zur Nutzung von Datenanalysen für fundiertere Entscheidungen in einer Geschäftsabteilung.
- Optimierung Ihres ERP-Systems (wie SAP Fiori), um die Benutzer besser zu unterstützen.
Durch den Start mit "niedrigschwelligen" Projekten können Sie schnell den Wert der digitalen Transformation demonstrieren und Schwung für größere Projekte aufbauen.
3. Fokus auf Benutzer
Benutzer (Kunden und Mitarbeiter) sollten der Ausgangspunkt von Digitalisierungsprojekten sein, da sie die ultimativen Nutznießer der implementierten Technologie und Prozesse sind.
Durch die Fokussierung auf die Bedürfnisse, Verhaltensweisen und Schmerzpunkte der Benutzer können Organisationen sicherstellen, dass die Transformation den realen Anforderungen entspricht, was zu höheren Akzeptanzraten, erhöhter Benutzerzufriedenheit und verbesserter Produktivität führt.
Die Umsetzung der digitalen Transformation ist oft nicht einfach. Die Fokussierung auf die Benutzer von Anfang an hilft, entscheidende Erkenntnisse zu gewinnen, die für die Bereitstellung des beabsichtigten Wertes entscheidend sind, und leitet die Entwicklung von Lösungen, die praktisch, benutzerfreundlich und an sich ändernde Umgebungen anpassbar sind. Dieser benutzerzentrierte Ansatz fördert Innovationen und stellt sicher, dass die Transformation sinnvolle, messbare Ergebnisse liefert.
Messung des Business Values in jedem Schritt
Eine der wichtigsten Herausforderungen bei der digitalen Transformation besteht darin, sicherzustellen, dass die umgesetzten Initiativen echten Business Value erzeugen. Ohne klare, kontinuierliche Messungen ist es leicht, dass Projekte den Fokus verlieren und keine bedeutenden Ergebnisse liefern. Um Ihre Bemühungen zur digitalen Transformation auf Kurs zu halten, etablieren Sie ein System zur kontinuierlichen Messung des Business Values.
1. Basiskennzahlen festlegen
Bevor Sie ein kleines digitales Projekt starten, beginnen Sie mit der Identifizierung von Basiskennzahlen – dies gibt Ihnen einen Ausgangspunkt, von dem aus Sie Verbesserungen messen können. Wenn Sie beispielsweise einen manuellen Prozess automatisieren, messen Sie die Zeit, die derzeit für die Durchführung dieses Prozesses benötigt wird. Wenn Ihr Ziel die Verbesserung der Kundenerfahrung ist, sammeln Sie aktuelle Kundenzufriedenheitswerte.
Wichtige Kennzahlen, die verfolgt werden sollten, könnten sein:
- Zeitersparnis: Wie viel Zeit sparen Sie bei sich wiederholenden Aufgaben oder manuellen Prozessen?
- Kostenreduktion: Wie viel Geld wird durch verbesserte Effizienz oder Automatisierung eingespart?
- Umsatzwachstum: Führen digitale Projekte zu mehr Leads, Konversionen oder wiederkehrenden Kunden?
- Kundenzufriedenheit: Wie reagieren die Kunden auf die digitalen Verbesserungen?
Durch die Festlegung dieser Basiswerte können Sie im Laufe der Zeit messbare Verbesserungen aufzeigen und den Business Value jeder digitalen Initiative demonstrieren.
2. Echtzeitergebnisse verfolgen
Digitale Transformationsprojekte beinhalten oft Technologien, die eine Echtzeitverfolgung der Leistung ermöglichen. Das bedeutet, dass Sie den Erfolg jeder Initiative während ihres Fortschritts überwachen können, anstatt auf End-of-Project-Reviews zu warten. Zum Beispiel können Analysedashboards Live-Einblicke in das Kundenverhalten, die Systemleistung oder die Betriebseffizienz bieten.
Produktanalyse-Tools oder Tools wie Google Analytics, CRM-Systeme oder Business-Intelligence-Plattformen können die Daten liefern, die benötigt werden, um zu bewerten, ob jedes Projekt seine Ziele erreicht. Überprüfen Sie diese Erkenntnisse regelmäßig, um festzustellen, ob das Projekt auf Kurs ist und ob Anpassungen vorgenommen werden müssen.
3. ROI messen und zeigen
Die Messung des Return on Investment (ROI) für jedes digitale Projekt ist entscheidend, um weitere Transformationsbemühungen zu rechtfertigen. ROI-Berechnungen helfen Ihnen, die finanziellen Vorteile eines Projekts im Verhältnis zu seinen Kosten zu quantifizieren. Zum Beispiel, wenn die Implementierung eines Chatbots 10.000 € kostet, aber die Arbeitskosten im ersten Jahr um 30.000 € senkt, können Sie eindeutig einen positiven ROI nachweisen.
Bei der Messung des ROI sollten sowohl die greifbaren als auch die immateriellen Vorteile berücksichtigt werden:
- Greifbar: Kosteneinsparungen, Umsatzsteigerungen, Produktivitätsgewinne.
- Immateriell: Verbesserte Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit, Innovationspotenzial.
Berichten Sie die Ergebnisse regelmäßig an die Stakeholder und verwenden Sie klare Daten, um zu zeigen, wie jedes Projekt zur gesamten digitalen Transformationsstrategie des Unternehmens beiträgt.
Optimierung und Skalierung erfolgreicher Projekte
Nicht jedes Projekt wird von Anfang an ein großer Erfolg sein. Indem Sie jedoch kontinuierlich den Business Value messen und Feedback sammeln, können Sie Projekte im Laufe der Zeit optimieren. Wenn eine bestimmte Initiative signifikante Ergebnisse liefert, sollten Sie in Erwägung ziehen, sie auf andere Abteilungen oder Regionen innerhalb der Organisation auszuweiten.
Zum Beispiel:
- Wenn die Automatisierung des Rechnungsprozesses einer Abteilung zu einer Zeitersparnis von 30 % geführt hat, sollten Sie die gleiche Automatisierung in anderen Abteilungen einführen.
- Wenn eine kundenorientierte App das Benutzerengagement verbessert, erkunden Sie zusätzliche Funktionen oder erweitern Sie deren Verfügbarkeit auf neue Kundensegmente.
Durch die Skalierung erfolgreicher Projekte und das Aufbauen auf den gewonnenen Erkenntnissen schaffen Sie einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus, der Ihren digitalen Transformationsbemühungen im Laufe der Zeit Schwung verleiht.
Echtes Beispiel: Kleine Projekte in der digitalen Transformation
Betrachten wir ein reales Beispiel eines Unternehmens, das die digitale Transformation erfolgreich Schritt für Schritt durch kleine Projekte umgesetzt hat.
Unternehmen: Ein mittelständisches Fertigungsunternehmen
Herausforderung: Das Unternehmen hatte Ineffizienzen in seiner Lieferkette, was zu verspäteten Lieferungen und Unzufriedenheit bei den Kunden führte.
Kleines Projekt #1: Das Unternehmen entschied sich, ein automatisiertes Bestandsverfolgungssystem einzuführen, um die Auftragsabwicklung zu optimieren.
- Ziel: Manuelle Fehler reduzieren und die Geschwindigkeit der Auftragsabwicklung verbessern.
- Basiskennzahl: Pro Tag bearbeitete Aufträge und Fehlerquoten bei manueller Eingabe.
- Ergebnis: Innerhalb von sechs Monaten führte das Automatisierungsprojekt zu einer 20%igen Steigerung der Auftragsabwicklungseffizienz und einer 50%igen Reduzierung der Fehler.
- ROI: Das Unternehmen sparte jährlich 50.000 € durch reduzierte Arbeitskosten und Auftragskorrekturen.
Ermutigt durch diese Ergebnisse skalierte das Unternehmen die Automatisierung auf die gesamte Logistikabteilung und sah weiterhin Verbesserungen in allen Bereichen.
Abschluss: Ein nachhaltiger Weg zur digitalen Transformation
Die digitale Transformation muss nicht auf einmal erfolgen. Indem man sie in kleine, messbare Projekte unterteilt, können Organisationen Risiken mindern, sofortigen Wert demonstrieren und schrittweise auf umfassende digitale Veränderungen hinarbeiten. Der Schlüssel ist, klein anzufangen, den Erfolg bei jedem Schritt zu messen und erfolgreiche Initiativen für langfristigen Erfolg zu skalieren.
Indem Sie sich auf diese Prinzipien konzentrieren, werden Sie nicht nur Fortschritte bei Ihren Bemühungen zur digitalen Transformation machen, sondern auch sicherstellen, dass jede Initiative echten Business Value liefert—und Ihre Organisation für nachhaltiges Wachstum im digitalen Zeitalter rüstet.
