Office Manager

Ben jij de onmisbare spil die alles soepel laat draaien? Krijg jij energie van een net en goed georganiseerd kantoor?

Keen Design is een deskundig UX design bureau in Utrecht (rond de 30 medewerkers). Ons team bestaat uit experts op het gebied van Service Design, User Experience (UX) Design, User Interface (UI) design en Visual Design. We helpen onze klanten niet alleen bij het ontwikkelen van succesvolle en gebruiksvriendelijke producten en diensten, maar ook om de UX volwassenheid van onze klanten te bevorderen. Dat doen we voor uiteenlopende klanten, met name voor (semi)overheid, onderwijs, banken & verzekeraars en software bedrijven.

Als Office Manager bij Keen Design zorg jij voor een fijne en efficiënte werkomgeving. Jij zorgt ervoor dat alles op kantoor op rolletjes loopt: nooit een verjaardag vergeten, van het bestellen van kantoorbenodigdheden en het bijhouden van de Keengids tot het organiseren van leuke teamactiviteiten zoals borrels en onze Keen Dagen. Daarnaast zorg je voor een gastvrije ontvangst van bezoekers.

Klinkt dit als de perfecte match voor jou? Lees dan snel verder!

Wat ga je doen?

Als Office Manager fungeer je als algemeen aanspreekpunt, zowel intern als extern. Je legt hiërarchisch verantwoording af aan de directie en je bent ondersteunend aan de Team Leads. Verder werk je nauw samen met de Financial Controller. Je taken en verantwoordelijkheden beslaan de Office en de Administratie.

Office

• - Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post, etc.)
• - Inkoop van kantoorbenodigdheden, boodschappen, etc
• - Inkoop, uitgave en inname van computers
• - Verzorgen verjaardag presentjes, borrels
• - Zorgen voor een net, schoon en opgeruimde kantoor omgeving en communicatie over ieders eigen verantwoordelijkheid op dit vlak
• - Ondersteuning organisatie bijeenkomsten zoals kennis sessies, Keen Dagen en Kerst

Administratie

• - Ondersteuning van HR vragen en verzuim registratie
• - Onderhoud en beheer van de KeenGids
• - Beheren, bewaken en (laten) verwerken van HR/persoonsgegevens
• - Ondersteuning van on- en offboarding van collega’s
• - Beheer opleidingsbudget en inkopen van opleidingen

Wie ben jij

• - Je hebt 1-3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
• - Je bent vriendelijk, gastvrij en dienstbaar naar klanten en collega’s
• - In je werk en communicatie ben je pro-actief, zorgvuldig en stressbestendig
• - Je werkt zelfstandig en je kan goed plannen en organiseren
• - Je weet problemen te voorkomen en lost ze op waar ze zich voordoet
• - Je zoekt dingen uit en je vindt het leuk om nieuwe dingen te leren
• - Je beheerst minimaal de Nederlandse taal uitstekend/vloeiend in woord en geschrift.
• - Je beheerst ook de Engelse taal in woord en geschift. Duits is een pré