Goed op weg

Onze klant

Goedopweg maakt de regio Utrecht duurzaam bereikbaar en is een samenwerking tussen de provincie Utrecht, de gemeenten Utrecht en Amersfoort, Rijkswaterstaat en het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

De regio is hét knooppunt van Nederland. Iedere dag reizen er meer dan een miljoen mensen.

Goedopweg helpt die drukte in goede banen te leiden. Met vernieuwende, praktische en slimme oplossingen draagt Goedopweg bij aan een gezonde toekomst voor de regio Utrecht. Prettig en emissieloos reizen in 2050: dát is de grote ambitie.

Toen het communicatieteam van Goedopweg de opdracht kreeg om een nieuwe website te (laten) bouwen en een leverancier te zoeken via het Europese aanbestedingsproces, kwam het voor een dubbele uitdaging te staan. Ten eerste, je creëert niet iedere week een nieuwe website. Ten tweede, je maakt niet iedere week een ‘Request for Proposal’.

Daarom wilde het team een verkenningsronde doen om de laatste ontwikkelingen in website design te ontdekken en goed doorgronden wat ze moesten uitvragen in de RFP. 

Onze uitdaging

Het communicatieteam had eerder deelgenomen aan RFP-processen. Zij kenden dus het risico van blinde vlekken bij het benoemen van vereisten. Zoals ze het uitdrukten: "In de snel veranderende online wereld weet je niet wat je niet weet. Willen we eigenlijk wel wat we denken te willen? Of is er een veel betere oplossing die we (nog) niet kennen?"

Het team vroeg Keen om ondersteuning in een verkenningsproces voorafgaand aan de aanbesteding. Onze taak was om de klant uit te dagen over wat de website zou moeten doen en waarom, en hen te helpen bij het samenstellen van een lijst van eisen voor het RFP, die aan twee doelstellingen zou voldoen.

Aan de ontwerpkant: ervoor zorgen dat de website echt zou voldoen aan de behoeften van geïdentificeerde (toekomstige) gebruikersgroepen. Aan de leverancierskant: zorgen voor een soepel aanbestedingsproces dat offertes oplevert die zowel qua prijs als kwaliteit vergelijkbaar zijn en dat objectieve gronden biedt om de keuzes van de klant te rechtvaardigen.

“Hoe beter je weet wat je nodig hebt, hoe helder je de uitvraag kunt maken, hoe helder je ook kunt beargumenteren wie je kiest, en hoe kleiner de kans dat iemand bezwaar gaat aantekenen waardoor je opnieuw moet beginnen of heel veel vertraging oploopt.”

Anna Docter (Product owner)

Onze oplossing

We hebben de klant geholpen met het in de lead zijn tijdens en na de aanbesteding; de nieuwe Goedopweg website is een afspiegeling van deze nieuw ingeslagen weg.

Veelal gaat een RFP over de zoektocht naar een middel, namelijk een website bouwer die weet hoe je het product moet maken.  Met het Discovery traject hebben wij de klant geholpen om ook het doel van de nieuwe website helder te krijgen, niet alleen het middel (de keuze voor een leverancier). Samen hebben wij verkend wat zij in het aanbestedingsproces uit moesten vragen, en waarom.  Hierdoor hebben wij ze ondersteund om tot het best mogelijke oplossing te komen voor de gebruikers en de juiste vinken te zetten bij alle 'juridische' fases van het aanbestedingsproces.

Het project is naar volle tevredenheid van de klant afgerond.

“Zonder de Discovery hadden wij geen goede aanbesteding kunnen starten.”

Marleen Meijers (Communicatieregisseur)